„Amíg nem láttam, mennyire hasznos, én is csak egy linkeskedő munkának tartottam a tanácsadást. Akkor jöttem rá, hogy miért van erre szükség, amikor szembesültem azzal, hogy a tanácsadás mennyire aggregált tudást foglal magába – interjú Kocsis Dáviddal a Key Result Services Kft. senior tanácsadójával.
Mióta foglalkozol tanácsadással?
„2012-ben, amikor bekerültem a közigazgatási államtitkárságra ösztöndíjasként, még nem tudtam, mi az a tanácsadás, hogy amit itt csinálok az már igazából az”
– kezdte Kocsis Dávid.
Az akkori államtitkár igényeket fogalmazott meg, mai tudásommal úgy fordítanám le, hogy vezetői, tulajdonosi igényeket fogalmazott meg. Ezeket le kellett fordítani a megvalósítás nyelvére. Az elvárások teljesítése érdekében le kellett tudni írni a folyamatot, informatikai tudást használva fel kellett mérni és megtervezni, hogyan tud ez az adott szervezetben megvalósulni, milyen eszközökre van hozzá szükség.
A különböző megtervezett esetekből vezetői döntés előkészítőket fogalmaztunk meg, javaslatokat tettünk a megvalósításra. És amikor valamelyik elfogadásra került, annak mentén elkezdődött a mélyebb munka. Követelmény specifikáció írása, ad-abszurdum rendszerterv készítése. Bár azt egy tanácsadó nem feltétlen csinálja meg, hanem előkészíti azokat az inputokat, amelyek alapján vagy az egyik belső szervezeti egység vagy egy külső szállító el tudja készíteni, de most is van olyan projektem, amiben szintén vállaltam az elkészítését.
Itt még nem értettem, hogy ez tanácsadási munka, mert őszintén szólva én a tanácsadást mindig egy link dolognak gondoltam, még úgy is, hogy 2008-ban gyakornokként egy tanácsadó cégnél dolgoztam. Mondjuk a supporton, nem a frontoffice-ban.
Bár Kocsis Dávidnak már ekkor felajánlották a tanácsadói munkát, ő még nem vállalta. Az egyetemi tanulmányait tartotta előtérben.
Hogyan jutottál el odáig, hogy saját tanácsadói céget alapíts?
EU-s projektekben voltam szakmai vezető, ahol elláttam a tanácsadói feladatokat, de tudtam elvárásokat is megfogalmazni. Egyszerre voltam megrendelő és szállító szerepkörben vagy köztes személy, mikor mi szolgálta a projekt sikeres megvalósítását. Ezt követően informatikaifőosztályvezető-helyettes voltam az egyik minisztériumban. Korábbi feladataim, projektjeim során szereztem tapasztalatot az IT területen. Ezt követően már tanácsadóként dolgoztam. Utána külsős informatikai szállítóként próbáltam ki magam.
Nagyon nehéz volt, megtapasztaltam azt, hogy ha nincs tanácsadó vevői oldalon, akkor nagyon nehéz megérteni az ügyféligényeket. Szerencsére a korábbi tapasztalatok segítségével így is sikerült teljesíteni az elvárásokat. Majd külső tanácsadóként folyamatok átalakításában, teljesen újak kialakításában vettem részt. Honlaptól kezdve, szakmai munkát támogatói rendszeren keresztül mindenféle specifikációt készítettem már, és koordináltam megrendelői oldalról a megvalósítást. Részt vettem egy új közigazgatási háttérintézmény kialakításában és vezetésében is.
„Összességében az elmúlt 12 évben főleg a közigazgatás mentén dolgoztam. Az elmúlt két évben, amióta megalapítottam a saját cégem, piaci cégekkel is dolgozok.”
Mi az a tanácsadás?
Akkor jöttem rá, hogy miért van szükség tanácsadásra, amikor szembesültem azzal, hogy mennyire aggregált tudást foglal magába. Ismerni kell azt a területet, amiben tanácsot kell adjunk. Meg kell tudni érteni a folyamatokat, bármivel is foglalkozzon egy cég. Legtöbb esetben meg kell ismerni a rá vonatkozó jogszabályi előírásokat. Mindig naprakészen kell lenni a technológiai lehetőségekkel is. Kutatások, mérések, elemzések segítségével az ügyfél számára a lehető legjobb megoldásokkal kell előállni.
Igazából lehet, hogy részeiben vagy egészében megvannak hozzá a szükséges kompetenciák egy adott szervezetnél – most itt egy nagyobb méretű cégre gondolok –, de a szerepek, a felelősségek célja nem a tanácsadás, nem ezen van a hangsúly. Ritka az, amikor saját erőforrással kiváltható a tanácsadó. A legnagyobb cégeknél is vannak belső tanácsadók, de általában még ők is ránézetnek egy külsőssel is a terveikre. Sok esetben egy másik nézőpont új meglátásokat hozhat magával.
Kiknek javasolnád, hogy kérjenek tanácsadást?
Már kisebb, akár egy-két fős cégeknek is érdemes elgondolkodni rajta, mert amikor hirtelen elkezdenek növekedni, akkor derül ki mennyi minden hiányzik. Például a folyamatok. Amikor felveszünk egy alkalmazottat, neki ezközöket kell biztosítsunk, feladatokat adni, azokat visszamérni és a többi.
Egyébként az egyszemélyes vállalkozásokat a legnehezebb meggyőzni, hogy alkalmazzanak külső tanácsadót, mert sokan közülük úgy gondolják, hogy mivel egyszemélyben ő csinál mindent, ő ismeri legjobban a folyamatait. És ez igaz is, a szakmai részre főként, de a backoffice, HR folyamatokra már kevésbé.
Legtöbbször a pénzügyi erőforrás a másik nagy probléma, mert amikor valakinek embert kell felvennie, természetesen az a legfontosabb, hogy neki biztosítva legyenek a munkakörülmények és a fizetése. Ilyenkor kell költség-haszon elemzést végezni, hogy kiderüljön hosszútávú kifutásban mi éri meg. Itt már tud segíteni egy tanácsadó. Azonosítani az üzletmentet, sokszor ez is nehéz, hiszen annak, aki benne van, napi feladatai, rutinjai vannak. Az élete része egy-egy dolog. Akár az, hogy tárgyal egy céggel, ügyféllel egyeztet, beszerez valamit, rendel, feladja a postán a leveleket és még sorolhatnám.
Egy tanácsadó ezeket mind összegyűjti, leírja – bagatellnek tűnhet – de, ha le van írva, valaki lerajzolja, és hozzáad mondjuk időbecslést. Mindezt objektív nézőpontból teszi, és legtöbbször ilyenkor jön a feketeleves. Így már látszik, mire mennyi idő megy el, mi az, ami kiváltható, mi az, ami delegálható, hol és min érdemes fejleszteni.
Tanácsadás nélkül olyan folyamatok alakulhatnak ki, amik időigényesek és költségesek.
A középvállalkozásoknak akkor érdemes tanácsadót fogadni, ha szervezetfejlesztésbe kezdenek. Például a már meglévő folyamataikat szeretnék kiértékeltetni, hatékonyabbá tenni ott, ahol lehet. Akkor is érdemes nekik szakértőhöz fordulni, ha egy olyan területen szeretnének változtatni, ahol nincs meg a kellő ismeretük, például IT fejlesztésbe kezdenének, de a rendszergazdájuk egyedül nem boldogul.
„Nekem is meg kell küzdeni a kis cégek folyamatkialakításakor felmerülő problémáival. Látom azokat a nehézségeket, amiket a saját cégemben én is nehezen ugrottam meg.”
A következő cikkünkben pedig arról kérdezzük Kocsis Dávidot, akinek az egyik kedvenc tanácsadói területe az IT, hogy mi az az IT tanácsadás?
Az interjút készítette Hetes Réka.
Kiemelt kép: Canva.com
